home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PC-SIG: Essential Home & Business / PC-SIG - Essential Home and Business Collection.iso / 22 / 6 / 2 / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-06-20  |  27KB  |  955 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4. The following 21 files are included in PSP Version 1.0
  5.  
  6. ST.EXE........Program Module
  7. MN.EXE........Program Module
  8. LB.EXE........Program Module
  9. RT.EXT........Program Module
  10. NA.EXE........Program Module
  11. HK.EXE........Program Module
  12. HL.EXE........Program Module
  13.  
  14. BRUN30.EXE....Microsoft QuickBASIC 3.0 run-time module
  15.  
  16. BTRIEVE.EXE...NOVELL record management system module
  17.  
  18. CHART1.UPS....Data File...UPS Rate and Service Charge information
  19. CHART2.UPS....Data File...UPS Rate and Service Charge information
  20. CHART3.UPS....Data File...UPS Rate and Service Charge information
  21. CHARTN.UPS....Data File...UPS Rate and Service Charge information
  22. CHARTI.UPS....Data File...UPS Rate and Service Charge information
  23. NAME.UPS......Data File...Shipping Address File
  24. USR.UPS.......Data File...User Information File
  25.  
  26. INSTALL.EXE...Installation Module
  27. INSTALLB.BAT..Additional Installation batch file for 2 disk drive install
  28.  
  29. PSP.BAT.......Starting batch file after installation
  30.  
  31. MANUAL.DOC....PSP User's Manual
  32. REGISTER.DOC..PSP Registration Form
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.         The Parcel Shipping Program (PSP)tm
  47.  
  48.                           USER'S MANUAL
  49.  
  50.                            Version 1.0
  51.  
  52.                              7/1/90
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79. (c) 1990 East Hampton Industries
  80.     81 Newtown Lane
  81.     East Hampton, NY 11937
  82.     516-324-2224
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.           PSP - The Parcel Shipping Program Version 1.0
  99.          --------------------------------------------- 
  100.  
  101.                         Table of Contents
  102.                         -----------------
  103.  
  104.  
  105.  
  106.         Features----------------------------------------1
  107.  
  108.         How to Install and Start------------------------2
  109.  
  110.         Using PSP---------------------------------------3
  111.  
  112.         How to Obtain UPS Approval----------------------4
  113.  
  114.         If UPS Rates Change or
  115.     Why you should register-------------------------6
  116.  
  117.         Reference Guide---------------------------------7
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126. Features
  127. ========
  128.  
  129. -Eliminates use of UPS log book
  130. -Includes all UPS rate tables
  131. -Produces UPS accepted computer Manifests and Summaries
  132. -Produces UPS accepted shipping labels, COD Tags
  133. -Every package given a Package ID number
  134. -Instantly computes all UPS charges, COD, AOD charges
  135. -Maintains a Shipping Address file
  136. -Pay only if you find the software useful
  137.  
  138. Overview
  139. --------
  140.  
  141. The Parcel Shipping Program (PSP) is a menu-driven software system
  142. that meets all UPS reporting requirements. It is designed to
  143. eliminate the tedious UPS paperwork for companies that use UPS for
  144. shipping.  
  145.  
  146. As you enter your shipping transactions, PSP looks up the UPS zone
  147. from the ZIP code. Next PSP calculates the UPS shipping charges.
  148.  
  149. PSP also can produce shipping labels, COD Tags and UPS Manifests.
  150.  
  151. PSP maintains a shipping address file for frequently shipped to
  152. customers and a temporary file for one time shipments that can be
  153. deleted at the end of the day.
  154.  
  155. Local UPS approval is needed to operate PSP (see below).
  156.  
  157. Special Requirements: DOS 2.1 or higher, Minimum 256KB, IBM,
  158.                       EPSON, or OKIDATA printer(s), Hard Disk
  159.                       recommended. May be operated on one 720KB
  160.                       (or more) disk or a 2 drive system.
  161.  
  162.  
  163.  
  164. How to Install & Start PSP
  165. ==========================
  166.  
  167. How to Install:        Insert copy of PSP in drive A and type
  168.                        INSTALL after the A prompt. Follow in-
  169.                        structions on screen.
  170.  
  171. How to Start:          1 Diskette Drive - Enter PSP after the
  172.                        A prompt.
  173.  
  174.                        2 Diskette Drives - Insert diskette
  175.                        labelled "PSP Programs" in drive A, "PSP
  176.                        Data files" in drive B. Enter PSP after
  177.                        the A prompt.
  178.  
  179.                        Hard Drive - Change directory to directory
  180.                        containing PSP.  Enter PSP after prompt.
  181.  
  182.  
  183.                                -2-
  184.  
  185.  
  186.  
  187. Using PSP
  188. =========
  189.  
  190. General
  191. -------
  192. After starting PSP you will see the Main Menu. When you make a
  193. selection from the Main Menu you will see submenus that will help
  194. you operate PSP. Messages will appear at the bottom of screens to
  195. suggest the next step. The ESCAPE key will generally take you back
  196. one step and the F1 key is used to proceed after a processing error
  197. has been detected.
  198.  
  199. You may want to set up a separate printer for your labels and COD
  200. Tags to avoid changing paper. You may select up to 3 printers LPT1,
  201. LPT2, LPT3 in the Housekeeping section (Main Menu #4, Submenu #6)
  202. or attach A/B switches.
  203.  
  204.  
  205. Initial Data Entry
  206. ------------------
  207.  
  208. When you first start PSP you must set up your company data (#4
  209. Housekeeping, #1 Add/Edit Company Data.)
  210.  
  211. Next check to see if the label default (2 15/16" x 4") is
  212. satisfactory. If not make your own selection (#4 Housekeeping, #2
  213. Add/Edit Shipping Label Format).
  214.  
  215. Then Enter your Zone Chart (#4, #4)
  216.  
  217. Review the UPS Rates (#4, #3)
  218.  
  219. Review UPS service charges (#4, #5)
  220.  
  221. Finally select printer ports or accept default LPT1 (#4, #6)
  222.  
  223.  
  224. Shipping Address Processing (#3 on Main Menu)
  225. ---------------------------------------------
  226.  
  227. PSP comes with several shipping addresses already on file to assist
  228. in getting local UPS approval (see below). You may delete these
  229. names after PSP is approved. EHI also has available a utility to
  230. down load an ASCII Address file to PSP. Call EHI for more
  231. information about the Utility.
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.                                -3-
  241.  
  242.  
  243.  
  244. How to Obtain Local UPS Approval
  245. ================================
  246.  
  247. Although PSP has been thoroughly examined and approved by the UPS
  248. National office, your local office must also give its approval
  249. before you can use PSP in your facility.
  250.  
  251. To obtain local approval, you must meet with your UPS
  252. representative and request approval to install the Parcel Shipping
  253. Program, which UPS refers to as a "Host Computer System".
  254.  
  255. Complete these steps before the UPS representative arrives at your
  256. company:
  257.  
  258. 1) Enter your Company name, address and UPS Pickup Record Number
  259. (Housekeeping Menu, #1).
  260.  
  261. 2) Set up your Zone Chart (Housekeeping Menu, #4) and print out a
  262. copy for UPS.
  263.  
  264. 3) Review and print out copies of all the Rate Charts (Housekeeping
  265. Menu, #3).
  266.  
  267. 4) Set up a label format (Housekeeping Menu, #2).
  268.  
  269. 5) Enter the 29 shipping transactions shown on the Chart of
  270. Transactions for UPS Approval below (Main Menu, #1).  
  271. These 29 transactions include shipments to almost all the UPS zones
  272. and were used to obtain National UPS approval for PSP. PSP provides
  273. you with 15 pre-entered shipping addresses (Customer Numbers 1
  274. through 15), so you can easily enter these transactions and create
  275. the reports you need for the approval process. You may delete these
  276. addresses after you receive approval.
  277.  
  278. 6) Print the Manifest and Summary Reports (Reports Menu, #1).
  279. The manifest will be 9 pages long and list 103 individual packages.
  280. The summaries are one page each.
  281.  
  282. 7) Print the first 10 of the shipping labels (Reports Menu, #2).
  283. You do not need to print all 103 labels.
  284.  
  285. 8) Print the 2 COD Tags on plain paper (UPS will supply you with
  286. the required continuous forms when your approved).
  287.  
  288. Your UPS representative will fill out a form and submit it along
  289. with your printouts and labels for local approval.
  290.  
  291. After you receive UPS approval, your representative will supply
  292. you with a "Pickup Record - Computer Manifest Book" and show you
  293. how to fill it out and what to submit each day to your driver. The
  294. second summary printed when you print the Manifest contains all the
  295. information you need to manually fill out your Pickup Record page.
  296.  
  297. If you encounter any difficulties with the local UPS approval
  298. process, please call EHI, toll free, at 1-800-645-1188.
  299.  
  300.  
  301.                                -4-
  302.                                
  303.  
  304.  
  305.              Chart of Transactions for UPS Approval
  306.  
  307. Control  Customer            No     COD     O  Declared  A  C
  308. Number    Number  Zone   Wt  Pkg   Amount   S    Value   D  T   
  309.   1         1       *    1    1    100.00   
  310.   2         2       *    2    1             1
  311.   3         3       *    3    1                  200.00
  312.   4         4       *    4    1                          1
  313.   5         5       *    5    1                              1
  314.   6         6       *    6    1    600.00
  315.   7         7       *    7    1                  700.00
  316.   8         2      12    1    1
  317.   9        10      14    1    1
  318.  10        11      15    1    1
  319.  11        12      16    1    1
  320.  12         2      22    1    1
  321.  13         2      22    LT   1
  322.  14        10       1    1    1
  323.  15        10      24    LT   1
  324.  16        11      25    1    1
  325.  17        11      25    LT   1
  326.  18         8      51    1    1
  327.  19        13      52    1    1
  328.  20        14      53    1    1
  329.  21         8      87    1    1
  330.  22         8      87    LT   1
  331.  23        13      89    1    1
  332.  24        13      89    LT   1
  333.  25         9      93    1    1
  334.  26        15      93    LT   1
  335.  27        15      97    1    1
  336.  28        15      97    LT   1
  337.  29         2       *    1    75
  338.  
  339. *Indicates zone selected by PSP
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.                                -5-
  359.  
  360.  
  361.  
  362. If UPS Rates Change or Why you should register
  363. ================================================
  364.  
  365. UPS has changed rate charts on the average of once every two to
  366. three years. When changes occur EHI will send to all registered
  367. users the new rates for $35. 
  368.  
  369. In addition, registered users may purchase a module to update rates
  370. themselves for $75.
  371.  
  372. Registered users will also receive toll-free telephone support on
  373. our 1-800-645-1188 number.
  374.  
  375. New versions of PSP will be released to improve the software or to
  376. accomodate any changes required by UPS. Registered users will be
  377. informed of these new releases.
  378.  
  379. Print the file REGISTER.DOC to register.
  380.  
  381. If you have any comments or questions about PSP send them to:
  382.  
  383.                     Kenneth M. Ferrin
  384.                     East Hampton Industries
  385.                     81 Newtown Lane 
  386.                     East Hampton, NY 11937
  387.                     516-324-2224
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.                                -6-
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423. Reference Guide
  424. ===============
  425.  
  426. Menu Chart
  427. ----------
  428.  
  429.   Main Menu
  430.   1. UPS Shipping Transactions Processing
  431.   2. Reports
  432.      1) Print UPS Manifest & Summary Reports
  433.      2) Print Shipping Labels
  434.         1) From UPS Manifest
  435.         2) Entering All Information on Label
  436.         3) From Shipping Address List
  437.      3) Print COD Tags
  438.      4) Print Billing Report
  439.      5) Print Shipping Addresses
  440.   3. Shipping Address Processing
  441.      1) Add Shipping Addresses
  442.      2) Modify Shipping Addresses
  443.      3) Shipping Address Inquiry
  444.      4) Delete Shipping Address
  445.   4. Housekeeping
  446.      1) Add/Edit Company Data
  447.      2) Add/Edit Shipping Label Format
  448.      3) View/Print UPS Rates
  449.         1)  View/Print UPS Rates - Zones 1 thru 8
  450.         2)  View/Print UPS Rates - Zones 12 thru 25
  451.         3)  View/Print UPS Rates - Canada - Zones 51 thru 89
  452.         4)  View/Print International Rates - Zones 93, 97, Air   
  453.          Letters
  454.      4) Add/Edit Zone Chart
  455.      5) View/Print UPS Service Charges
  456.      6) Select Printer Ports
  457.   5. Exit Program
  458.  
  459. The remainder of this chapter describes each of the Menu selections
  460. in the order presented above.
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.  
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.  
  475.                                -7-
  476.  
  477.  
  478.  
  479. Main Menu
  480. ---------
  481. After starting the system you will see the title screen and then
  482. the screen requesting you to enter the current date. After you
  483. enter the current date, the Main Menu will appear.
  484.  
  485. 1. UPS Shipping Transaction Processing
  486. --------------------------------------
  487.  
  488. The Shipping Transaction Screen:
  489.   Use this screen to enter your daily Shipping transactions.
  490.   This screen is similar in design to the UPS Record Book. The  
  491.   entries you will make are similar, as well.
  492.  
  493.   Your company name, UPS Shipper Number and the number of trans-
  494.   action lines you've entered will appear on the right side of
  495.   the heading. Your company name and number will be blank until
  496.   you enter this information in the Housekeeping section. 
  497.  
  498.   You may interrupt your data entry at any time by pressing 
  499.   [ESCAPE].
  500.  
  501. Deleting previous days transactions:
  502.   When you access the Shipping Transaction Screen, PSP will ask  
  503.   if you want to erase previously entered transactions. Press
  504.   [DELETE] to delete them. Press [ENTER] to continue without 
  505.   deleting them. You  should delete the transactions after you've
  506.   printed your manifest and are ready to start a new shipping    
  507.   day.
  508.  
  509.   If you press [DELETE], and any transactions contain a temporary
  510.   address, then a message will appear to permit you to erase     
  511.   temporary addresses. Press [DELETE] to delete them. Press 
  512.   [ENTER] to continue without deleting them. We recommend you
  513.   delete temporary addresses to speed up processing time. The
  514.   maximum number of temporary addresses is 999.
  515.  
  516.   After pressing [ENTER], you may change the date or the Pickup
  517.   Record Number. Or you may retain them by pressing [ENTER].
  518.   The cursor will then go to the last transaction line you      
  519.   entered, and you may start entering transactions.
  520.  
  521. Accessing transaction lines that are off the screen:
  522.   The transaction line area on the screen has room for ten trans-
  523.   actions. When there are ten or more transactions, the top lines
  524.   will scroll up, disappearing from view, and new lines will    
  525.   appear on the bottom as you complete lines.
  526.  
  527.   You can scroll the lines in the transaction line area by using
  528.   the [UP ARROW] and [DOWN ARROW] keys.
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.                                -8-
  535.  
  536.  
  537.  
  538. You have available these special keys:
  539.   [ENTER]        Accepts data you've typed on the screen.
  540.   [ESCAPE]       Exits screen. Use when you have completed
  541.                  all your Transactions.
  542.   [F2]           Completes a transaction line and moves the 
  543.                  cursor to the next lower line.              
  544.   [F3]           Deletes a transaction line.
  545.   [F4]           Inserts a transaction line.
  546.   [F5]           Copies data from line above - If you have
  547.                  several shipments to the same customer, you
  548.                  can duplicate control numbers, customer
  549.                  numbers, etc. using this feature.
  550.   [F6]           Prints a shipping label for the current trans-
  551.                  action.
  552.   [UP ARROW]     Moves the cursor to the next higher line.
  553.   [DOWN ARROW]   Moves the cursor to the next lower line.
  554.   [RIGHT ARROW]  Moves the cursor to the right.
  555.   [LEFT ARROW]   Moves the cursor to the left, and to previous
  556.                  entries.
  557.  
  558.  
  559. Transaction line data entry fields:
  560.  
  561. Control Number - You may enter any 7-digit number. This number
  562. can be any control number that is meaningful to your own business
  563. (e.g., an invoice or order number).
  564.  
  565. Customer Number -  When you reach this item, please note the    
  566. message at the bottom of the screen, "Enter Customer Number or  
  567. press [ENTER] to add a Temporary Address." You must assign a    
  568. Customer Number to every Shipping Address.
  569.  
  570. Shipping Addresses 
  571. These may be entered through the Shipping Address Processing Menu
  572. or by entering a Customer Number and pressing [ENTER] on the
  573. Shipping Transaction Screen.
  574.  
  575. If you enter a Customer Number that is not on file, PSP will ask
  576. if you want to enter the address. If the customer number is on
  577. file, then PSP will supply the abbreviated Name, State, Zip Code
  578. and Zone, provided the Zip Code is also on file.
  579.  
  580. Temporary Addresses
  581. If you press [ENTER], the system will assign a temporary number of
  582. the form * nnn, and you will be prompted to set up the address.
  583. These temporary addresses can be deleted the next time you enter
  584. this section of the program.
  585.  
  586. If you make a data entry error, you may assign another temporary
  587. address to a transaction line by blanking out the temporary number.
  588. PSP will then allow you to set up a new temporary address for the
  589. transaction line.
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.                                -9-
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600. Zone - PSP will accept all valid UPS Zone codes.
  601.  
  602. Weight - Enter a weight of 1 to 70 lbs or LT for Air Letter.
  603.  
  604. Number of Packages - For multiple packages, identical in weight,
  605. going to the same customer. The UPS Computer Manifest will,
  606. however, print one line for each package, as required by UPS.
  607.  
  608. After you enter Number of Packages, PSP will compute the UPS
  609. charges. Additional charges will be added if you subsequently
  610. require COD, Declared Value, AOD, or Call Tag services.
  611.  
  612. COD Amount - If a customer is classified as a COD only customer
  613. (code 1 or 2), a message will appear to remind you to enter the
  614. COD amount. The amount you enter should be the amount you wish UPS
  615. to collect on your behalf for each package.
  616.  
  617. You may specify in the Company Data section of Housekeeping whether
  618. you wish to add UPS Charges to this amount on the COD Tags and
  619. Manifest Report.
  620.  
  621. Oversized Shipment - Enter a 1 if the box size is in excess of the
  622. UPS requirements of length and girth. PSP will compute the required
  623. UPS charges.
  624.  
  625. Declared Value - Enter declared value for each package. PSP will
  626. compute the required UPS charges.
  627.  
  628. AOD - Enter a 1 if Acknowledgement of Delivery is required.
  629.  
  630. CT - Enter a 1 if this is a Call Tag transaction.
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.                               -10-
  653.  
  654. 2. Reports
  655. ----------
  656.  
  657. 1) Print UPS Manifest and Summary Reports
  658.  
  659. When you access this menu, you can print the Computer Manifest,
  660. the Computer Summary, and a second Summary listing all information
  661. necessary to fill out the Pickup Record-Computer Manifest page.
  662.  
  663. You may have PSP print the UPS Computer Manifest in control number
  664. order by selecting 2 on the first screen. Otherwise the report is
  665. printed in the order in which you entered the transactions. Please
  666. note the UPS charges on this report are the shipping rate charges
  667. only.
  668.  
  669. You may also choose to print the Summaries only by entering a Y
  670. when requested. The default is N; that is, both the Manifest and
  671. the two Summaries are normally printed.
  672.  
  673. You may print multiple copies by entering the number of copies you
  674. want to print. The default is 2 copies, one for UPS and one for
  675. your files.
  676.  
  677. 2) Print Shipping Labels
  678.  
  679. We recommend that you set up a separate printer using an A/B switch
  680. or an additional port to print your shipping labels. The default
  681. label is a blank label 4" (or 4 1/4") by 2 15/16". You may select
  682. other label sizes or preprint your label. See instructions under
  683. Housekeeping (#2).
  684.  
  685.  1) From UPS Manifest
  686.  
  687.     You may selectively print labels starting from the Shipping 
  688.     Transactions you specify. You would use this option to avoid
  689.     printing labels you've already printed-for example, when you
  690.     want to print transactions you've just added. You may also   
  691.     choose to print your labels without stopping to add additional
  692.     information to each label.
  693.  
  694.     Labels for transactions requiring COD or Call Tag service will
  695.     not be printed.
  696.  
  697.     As each label is printed, it is displayed on the screen.    
  698.     Follow the instructions at bottom of screen to process labels.
  699.  
  700.  2) Entering All Information on Label
  701.  
  702.     After you select this option, a box will appear on the screen. 
  703.     You may then enter the data you want to have appear on a batch 
  704.     of shipping labels. Follow the instructions at the bottom of
  705.     the screen to process the labels. All labels will be numbered.
  706.  
  707.  3) From Shipping Address List  
  708.   
  709.     By selecting this option, you may print all or a selected group
  710.     of address labels from the Shipping Address List on a standard
  711.     3 1/2" x 15/16" label or on your own shipping label.
  712.  
  713.                               -11-
  714.  
  715.  
  716.  
  717. 3) Print COD Tags - optional
  718.  
  719. A COD Tag may be printed for every package where a COD amount is
  720. entered on the Shipping Transaction. Please note that the COD
  721. amount is for each package, and the COD Tag serves as the shipping
  722. label. If you ship many COD packages, we recommend you set up a
  723. separate printer for your COD Tags.
  724.  
  725. You may, however, use the COD screen to obtain the Reference
  726. Number, COD Amount, and Shipping Address and type the COD Tags
  727. manually.
  728.  
  729. Before you print each tag, you will be prompted to enter any
  730. special instructions to appear on the tag.
  731.  
  732. At this time you may also elect to change the "Cash Only" code.
  733.  
  734. 4) Print Billing Report
  735.  
  736. The Billing Report is similar to the UPS Computer Manifest produced
  737. in Section 1 above. A line on the Billing Report corresponds to a
  738. line on the Shipping Transaction screen while the Manifest Report
  739. lists each package shipped. Also the UPS charges on the Billing
  740. Report includes all UPS charges (CODs, AOD charges, etc.). In
  741. addition, the Billing Report will compute sub-totals by Control
  742. Number for the same Control Number entered consecutively. This
  743. report is useful for reconciling your UPS bill and for keeping
  744. track of shipping charges by Control Number.
  745.  
  746. 5) Print Shipping Addresses
  747.  
  748. By selecting this option, you may print all or a selected group of
  749. Shipping Addresses for reference purposes. This report helps you
  750. to maintain your Shipping Address List.
  751.  
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.                               -12-
  771.  
  772.  
  773.  
  774. 3. Shipping Address Processing
  775. ------------------------------
  776.  
  777. The screens in this section are all very similar to each other.
  778. Titles at the top of the data entry screens will remind you of
  779. which selection you have made.
  780.  
  781.  1) Add Shipping Addresses
  782.  
  783.     You will be prompted by the Shipping Address data entry 
  784.     screen to set up a Customer Number. You may use any alpha-
  785.     numeric characters for Customer Number, but PSP will ignore
  786.     leading and trailing blanks.
  787.  
  788.     You may use the Reports Menu to print the customer list in
  789.     Abbreviated Name or Customer Number order.
  790.  
  791.     When you use the Credit Code for a customer on the Shipping
  792.     Address screen, PSP will prompt you to enter COD amounts
  793.     when you enter shipping transactions for the customer and
  794.     will indicate cash collections on the customer's COD Tags.
  795.  
  796.     The number of Shipping Addresses you may enter is limited
  797.     only by disk space:
  798.           Single diskette (720KB) system - 1,500 addresses
  799.           Two diskette (360KB) system - 1,500 addresses
  800.           Hard disk drive - 4,000 addresses per Megabyte
  801.  
  802. 2) Modify Shipping Addresses
  803.  
  804.     You must know the Customer Number to modify the Shipping    
  805.     Address Information. Enter the number and the information will 
  806.     appear. Press [ENTER] to reach the field(s) you wish to modify.
  807.  
  808. 3) Shipping Address Inquiry
  809.  
  810.     Shipping Address Information can be viewed by entering the   
  811.     Customer Number. By pressing [ENTER], you can scan the entire 
  812.     list.
  813.  
  814. 4) Delete Shipping Addresses
  815.  
  816.     You may delete a Shipping Address by entering the Customer   
  817.     Number as long as no shipping transactions are still entered 
  818.     in the Shipping Transaction file. Use [DELETE] on the Shipping
  819.     Transaction screen to purge the transactions. This should be
  820.     done at the beginning of each new shipping day or after the  
  821.     shipment has been picked up by UPS.
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.                               -13-
  828.  
  829.  
  830.  
  831. 4. Housekeeping
  832. ---------------
  833.  
  834. 1) Add/Edit Company Data
  835.  
  836. When you first receive the PSP system, enter your company name and
  837. address, Zip Code, and UPS Shipper Number.
  838.  
  839. The address information you enter will appear on all your reports
  840. and shipping labels.
  841.  
  842. If you want to have the UPS charges added to your COD amounts,
  843. enter Y to the last question on this screen. The UPS charges will
  844. then be added to the COD amounts on the COD Tags and the Manifest
  845. Report. The default is N.
  846.  
  847. 2) Add/Edit Shipping Label Format
  848.  
  849. PSP prints a UPS approved shipping label with a ship to address or
  850. a tab label (3 1/2" x 15/16") which will contain only your UPS
  851. Shipper Number, Pkg. ID, Zone and Wt on a label. Select option 1
  852. for complete label and 2 for the tab label.
  853.  
  854. PSP supports the following label sizes:
  855.  
  856.      4" or (4 1/4") x 2 15/16" (default)
  857.      5" x 2 15/16"
  858.      4" x 2 7/16"
  859.      5" X 2 7/16"
  860.  
  861. You may preprint your labels with your return address and a box
  862. for UPS Shipper Number and Package ID Number. The box must be
  863. printed on the upper right corner 1/8" from top and edge. The
  864. dimensions of the box must be 2" long and 3/4" wide. Preprint "UPS
  865. SHIPPER NUMBER" in the upper 3/8" of the box leaving 3/8"
  866. for the computer to print your UPS Number and Package ID. PSP will
  867. also print the weight and zone below the box. You must preprint
  868. your return address in the upper left corner of the label.
  869. Designate that your label is preprinted by answering Y to the
  870. question on the format screen.
  871.  
  872. If you choose not to preprint your label, answer N on the format
  873. screen. Your company address will automatically be printed in the
  874. upper left corner and the UPS Shipper Number and ID Number will be
  875. printed in the upper right corner of your labels.
  876.  
  877. You may also specify on which line and column you want the shipping
  878. address to start printing.
  879.  
  880. You may print two sample labels to check to see if your format is
  881. correct by pressing [ENTER] to accept the format and [ENTER] again
  882. to print two sample labels.
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.                               -14-
  888.  
  889.  
  890.  
  891. 3) View/Print UPS Rates
  892.  
  893. The UPS Rate Charts are already set up for you. You may print all
  894. internal rate charts upon selection of these options.
  895.  
  896.    1) View/Print UPS Rates - Zones 2 through 8
  897.  
  898.    2) View/Print UPS Rates - Zones 12,14,15,16,22,24,25
  899.  
  900.    3) View/Print UPS Rates - Canada
  901.  
  902.    4) View/Print International Rates, Air Letters
  903.  
  904. If UPS changes any rates or service charges EHI will provide
  905. updated Rates on diskette for $35.00.
  906.  
  907. 4) Add/Edit Zone Charts
  908.  
  909. You must set up your own Zone Chart. The input screen is similar
  910. to the chart provided by UPS. You can print the chart when you have
  911. completed your entries.
  912.  
  913. 5) View/Print UPS Service Charges
  914.  
  915. The current UPS charges for services are already entered in the
  916. PSP files. 
  917.  
  918. 6) Select Printer Ports
  919.  
  920. You may assign 3 different printer ports for your Reports, Labels
  921. and COD Tags. You may also use A/B switches and select LPT1 for
  922. all 3 ports.
  923.  
  924.  
  925. 5) Exit Program
  926. ---------------
  927.  
  928. You should always Exit PSP through this option on the Main Menu.
  929.  
  930.  
  931.  
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.  
  937.  
  938.  
  939.  
  940.  
  941.  
  942.  
  943.  
  944.                               -15-
  945.  
  946.  
  947.  
  948.  
  949.  
  950.                                              
  951.                            
  952.  
  953.  
  954.           
  955.